¿Qué importancia tienen las bases de datos a nivel empresarial?

Las Bases de Datos tienen una gran relevancia a nivel personal, pero más si cabe, a nivel empresarial, y se consideran una de las mayores aportaciones que ha dado la informática a las empresas. En la actualidad, cualquier organización que se precie, por pequeña que sea, debe contar con una Base de Datos con la que organizar los datos sobre su negocio, pero para que sea todo lo efectiva que debe, no basta con tenerla: hay que saber cómo gestionarlas.

En el caso de que en nuestra compañía no contemos con una persona que se encargue de esta labor, existe la posibilidad de contratar a una empresa externa que se encargue.

Las principales utilidades que ofrece una base de datos a la empresa son las siguientes:

• Agrupar y almacenar todos los datos de la empresa en un único lugar.
• Facilitar que se compartan los datos entre los diferentes miembros de la empresa.
• Evitar la redundancia y mejorar la organización de nuestra actividad.
• Visualizar los datos de un cliente o potencial: interacciones, ventas, datos de contacto.
• Conectar los datos de operaciones, facturación e interacciones con cada cliente o potencial
• Activar campañas de marketing o tareas 

Si una Base de Datos se gestiona adecuadamente, la organización obtendrá diferentes ventajas. Aumentará su eficacia, habrá trabajos que se realicen con mayor rapidez y agilidad debido a la simplificación de los mismos, podremos mejorar la seguridad de los datos que almacenamos, y con todos estos factores, maximizaremos los tiempos y por tanto, se producirá una mejora en la productividad.

Estas funcionalidades aportarán un valor añadido a la empresa, ya que con una base de datos formulada correctamente, conseguiremos que la información y el conocimiento sean los mayores activos de la compañía, lograremos sacar el máximo rendimiento a las competencias de nuestros colaboradores, así como averiguar datos de nuestros clientes potenciales. Por último, puesto que la información es poder, cuantos más datos tengamos, mayor será la competitividad de la compañía.

CRM y Bases de Datos

Por supuesto, las Bases de Datos son fundamentales para establecer una estrategia CRM (Customer Relationship Manager) adecuada en la empresa. Una estrategia CRM consiste en recolectar toda la información posible sobre los clientes para gestionar estas relaciones en torno a los datos. De esta manera conseguiremos segmentar aquella información que sea más relevante para cada uno y optimizar algunos aspectos de la comunicación comercial, como ofrecer campañas publicitarias más personalizadas, ofrecer soporte específico, y llevar un registro minucioso de todos los documentos que enviamos y recibimos de esa empresa. También se automatizan las órdenes, cotizaciones y el proceso de ventas.

Una estrategia CRM adecuada favorece enormemente el impacto que tendrá el data driven marketing de la compañía, de la que surgen acciones comerciales efectivas que venden y que se basan en los datos recogidos.  Al recopilar en nuestra base todos los datos sobre nuestros clientes, uno de los apartados que rellenaremos será el de las redes sociales, que también nos ayudará a mejorar nuestra estrategia de comunicación web.

Pero esto no parece terminar aquí, con la llegada de la inteligencia artificial la gestión de datos, cada vez más, deja de ser utilizada a nivel comercial sólo para pasar a ser utilizada de forma transversal en toda la compañía. Lo que conocemos como estrategia de MDM o Master Data Management.

Una estrategia de Master Data Management conlleva contar con datos maestros que nos permite conectar diversas tablas y que nuestros sistemas se hablen a través de APIs. Por ejemplo, nuestro maestro de datos de contactos de empresa puede tener de campo clave el CIF. Esta relación entre nuestras tablas de datos es fundamental de cara a que, si por ejemplo, un registro se cambia en un sitio lo haga en todos las  instancias con las que está relacionado. Ello nos permitirá que si queremos hacer una valoración de cliente o tarea el valor calculado sea igual en todos lados. 

Tipologías de Bases de Datos

En primer lugar  cabe hacer referencia a su tipología, en la actualidad. Las Bases de Datos relacionales o SQL son las más utilizadas, pero presentan varias desventajas como que son muy rígidas o que impiden un crecimiento constante del archivo. Por su parte las NoSQL se postulan como un poderoso complemento en el futuro más inmediato, pues permiten analíticas predictivas sobre el futuro de nuestro negocio.

Sin embargo, hay dos grandes inconvenientes que hacen que las Bases de Datos NoSQL o no relacionales no avancen al ritmo que deberían, y ambos están relacionados con la formación de las personas que las utilizan.

El primer inconveniente es que muchos expertos se muestran reacios a utilizarlas, en muchas ocasiones, porque no conocen todas las posibilidades que ofrecen; el segundo (relacionado con el primero) es que este tipo de Bases de Datos tienen una gran diversidad, y hay que tener conocimientos sobre todas ellas para saber cuál es la adecuada para cada caso ( es imprescindible tener muy definido el tipo de proyecto al que se asociará, la cantidad esperada de usuarios y la tecnología que se va a utilizar para el desarrollo).

En este aspecto, hay defensores y detractores de cada tipo;  los defensores de las Bases de Datos SQL apuestan por la estructuración que ofrece esta tipología, ya que consideran que las NoSQL carecen de estructura. Esta creencia es falsa, y se debe principalmente a la desinformación: las NoSQL sí que poseen una estructura definida denominada schema-free, la diferencia es que es más flexible que la que poseen las SQL o relacionales.

Aparte de la evolución del tipo de Bases de Datos también hay que tener en cuenta los cambios en cuanto a manipulación de las mismas, dada la creciente importancia que tienen en la vida cotidiana los dispositivos móviles como smartphones y tablets. El cambio de dispositivos en el que se manejan las Bases de Datos, obligará a que en el futuro se simplifiquen las interfaces y se facilite el uso de estos sistemas lo que mejorará su rendimiento y ampliará su campo de uso, por ejemplo, en el sector médico o militar que requieren de un acceso más inmediato.

Otro factor importante que esta marcando el futuro de las bases de datos esta siendo la privacidad de los mismos, con la que la sociedad esta cada vez más sensibilizada y para la que se están utilizando nuevas formas de entender las bases de datos, como el blockchain, que tendrá un papel fundamental en el Database Marketing del futuro.

Tendencias de futuro de las Bases de Datos

En cuanto al futuro de las Bases de Datos hay dos tendencias que suenan con mucha fuerza entre los expertos del sector: la Inteligencia Artificial (IA) y la adopción de entornos Multicloud. Si bien aparentemente estas tendencias pueden parecer independientes, cuando se combinan, pueden ofrecer soluciones poderosas y sostenibles para el almacenamiento y procesamiento de datos. 

La Inteligencia Artificial se ha convertido en una tecnología clave en numerosos campos, desde la atención médica hasta la automatización industrial. En el ámbito de las bases de datos, la IA está transformando la forma en que gestionamos y analizamos la información.

La IA mejora la eficiencia y la precisión del procesamiento de datos, lo que permite una toma de decisiones más informada y rápida. Algunas de las tecnologías de IA más comunes utilizadas en bases de datos incluyen el machine learning y la visión artificial o informática, que permiten analizar grandes conjuntos de datos y extraer información valiosa.

El Multicloud es una estrategia que implica el uso de múltiples proveedores de servicios en la nube para almacenar y gestionar datos y aplicaciones. En lugar de depender de un único proveedor, las organizaciones pueden utilizar una combinación de servicios de nube pública y privada, lo que les brinda mayor flexibilidad, redundancia y escalabilidad.

La adopción de Multicloud ha ganado terreno debido a la diversificación de los riesgos y la mejora de la continuidad empresarial. También permite a las organizaciones elegir los servicios de nube más adecuados para sus necesidades, en función de consideraciones como el costo, el rendimiento y la ubicación geográfica de los datos.

Uno de los desafíos que se plantea con la creciente adopción de IA es su impacto ambiental, ya que las principales aplicaciones requieren una gran cantidad de recursos computacionales y energéticos. En este punto, su simbiosos con el multicloud puede ayudar a abordar este problema.

El multicloud permite distribuir la carga de trabajo entre diferentes nubes, lo que reduce el consumo y la huella ecológica de la IA, permitiendo que las compañías cumplan con sus objetivos en materia de regulación ESG.